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Campo Obrigatório
16 de Janeiro 2024
Quais os documentos de exportação essenciais?

Artigo AICEP

Artigo elaborado em janeiro de 2023.

Os documentos de exportação garantem o cumprimento de várias normas que regulam o comércio, contribuindo para uma maior fluidez e segurança em todo o processo.

As  exigências são diferentes conforme se trate de comércio intracomunitário ou exportações para fora da União Europeia (UE), mas em ambos os casos é fundamental garantir a documentação necessária à expedição/desalfandegamento ou trânsito de mercadorias.

Saiba qual a documentação que deve preparar quando vende para o exterior.

Documentos necessários no comércio intracomunitário 

A entrada em vigor do mercado único, em 1993, trouxe uma simplificação dos documentos necessários nas vendas intracomunitárias, devido à eliminação de fronteiras e ao fim das formalidades aduaneiras entre os Estados-Membros. Ainda assim, há documentação essencial para a realização das transações no espaço comunitário. 

No caso do comércio entre países comunitários, além da documentação relacionada com transporte e seguros, é necessário garantir que são cumpridas as regras de segurança, qualidade e especificações técnicas do produto, essenciais para respeitar os direitos dos consumidores. 

Se pretende vender para a União Europeia, há documentos obrigatórios que deve colocar na sua checklist de envio de mercadorias:

  • Fatura comercial;
  • Declaração Intrastat; 
  • Documentos de Transporte;
  • Documentos de Seguro;
  • Declaração de Carga (Nota de Pesos e Embalagens);
  • Outros documentos como, por exemplo, a declaração de conformidade CE para os produtos que exigem a marcação CE.

Vejamos os pontos essenciais sobre estes documentos.

Fatura 

A fatura é um documento essencial no comércio intracomunitário, já que nas transações intracomunitárias é o único documento que inclui a descrição completa das mercadorias. 

De acordo com o artigo 27.º do RITI e artigo 36.º do CIVA tem de conter obrigatoriamente a data da emissão e número, bem como o nome e morada do vendedor e do comprador, caso o adquirente seja sujeito passivo de IVA, e correspondentes números de identificação fiscal, precedidos do prefixo do respetivo Estado-Membro (ver Q11). Deve incluir igualmente a descrição dos artigos (quantidades e preço unitário), o motivo justificativo da isenção do IVA português (se for caso disso) e o local de destino dos bens.

Declaração Intrastat 

A Declaração Intrastat tem fins estatísticos, sendo os seus dados tratados pelo Instituto Nacional de Estatística (INE). É obrigatória para as empresas que, nos 12 meses anteriores, tiveram expedições superiores a 400.000€. 
 
Declaração de carga 

Documento que tem como objetivo descrever de forma quantitativa as mercadorias expedidas, tal como acontece com a nota de peso e embalagens. 

Documentos de transporte

Constituem uma prova de que existe um contrato de transporte para que o exportador possa fazer chegar a mercadoria ao comprador.

Os documentos de transporte são classificados segundo o meio utilizado. Assim, se a mercadoria viajar por via marítima é usado o Conhecimento de Embarque (Bill of Lading); caso o transporte se faça por via aérea, usa-se o Conhecimento de Porte Aéreo (Airway Bill). O Conhecimento de Trânsito e o Guia de Camionagem usam-se na expedição por via terrestre.  

Documentos de seguro

Incluem apólice de seguro, certificado de seguro e atas adicionais.

Outros documentos

Os produtos abrangidos pelas Diretivas "Nova Abordagem" devem cumprir as normas de segurança aplicáveis. para poderem ser comercializados no espaço intracomunitário, pelo que é essencial obter a marcação CE (Conformité Européenne) e afixá-la nas mercadorias. 

Documentos necessários na exportação extracomunitária

Quanto aos documentos necessários à exportação, para além dos documentos genéricos (Declaração Aduaneira de Exportação, fatura, documentos de transporte, certificados de origem), podem ser exigidos documentos específicos por produto, como certificados e licenças.

Fatura comercial e fatura pró-forma

São documentos que definem os termos da transação. No caso das vendas extracomunitárias, servem de referência para toda a documentação de exportação sendo também essenciais para que o país importador possa avaliar os direitos aduaneiros. 

Tal como acontece no comércio intracomunitário, a fatura inclui as caraterísticas da mercadoria, preços e condições propostas para a transação, bem como os dados do exportador e importador.  

Documentos de transporte 

Também na exportação, os documentos de transporte são classificados de acordo com o meio de transporte usado. Se a mercadoria viajar por via marítima é usado o Conhecimento de Embarque (Bill of Lading); caso o transporte se faça por via aérea, usa-se o Conhecimento de Porte Aéreo (Airway Bill). O Conhecimento de Trânsito e o Guia de Camionagem usam-se na expedição por via terrestre. 

No que se refere à definição dos direitos e obrigações das partes quanto ao local de entrega da mercadoria, é do interesse de todas as partes intervenientes nos vários contratos relacionados com a exportação assegurarem que os termos do transporte/seguro acordados com o transportador/segurador, ou os termos da carta de crédito, estejam em conformidade com o que consta no contrato de compra e venda internacional (Incoterms® 2020). 

Para esclarecimentos sobre os termos comerciais uniformes Incoterms® 2020, de natureza voluntária, usados nos contratos de compra e venda contactar a Delegação Nacional Portuguesa da Câmara de Comércio Internacional.

Declaração Aduaneira de Exportação

Também conhecida como declaração eletrónica de exportação ou declaração de exportação, é entregue eletronicamente através do Sistema de Tratamento Automático da Declaração Aduaneira de Exportação (STADA – Exportação) da Autoridade Tributária e Aduaneira.

Certificados (de Origem e outros)

O Certificado de Origem destina-se a comprovar a origem de determinada mercadoria, existindo certificados de origem preferenciais que podem permitir obter condições mais favoráveis (isenção ou redução) nos direitos aduaneiros nos casos em que existam acordos comerciais; e certificados de origem não preferenciais (para outros fins).

Há ainda situações em que as mercadorias necessitam de Certificados de Vistoria ou de Pré-Embarque, de Certificados Sanitários/Fitossanitários (produtos de origem animal/vegetal) ou de Certificado de Conformidade (produtos industriais).

Assim, é importante que a empresa exportadora se informe sobre os documentos específicos exigidos pelo mercado de destino e que devem ser enviados com as mercadorias.

Licenças

As licenças de exportação são emitidas em casos específicos como, por exemplo, para a exportação de bens de dupla utilização (civil e militar) ou alvo de sanções comunitárias; para a exportação de produtos que incluam espécies da fauna e da flora selvagem ameaçadas de extinção, protegidas pela Convenção CITES , entre outras situações.

Caso tenha dúvidas sobre a documentação geral e específica aplicáveis, pode consultar o portal Access2Markets, selecionando o mercado de destino e o produto. A AICEP, as Câmaras de Comércio ou Embaixadas são outras fontes de informação a que pode recorrer.  

O apoio à exportação dado pela AICEP começa na área de cliente MY AICEP. Faça já o seu registo para que a AICEP possa acompanhá-lo em todo o processo de internacionalização da sua empresa.

Veja também:

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