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Campo Obrigatório
24 de Janeiro 2023

Quais os documentos de exportação essenciais?

Artigo AICEP

Os documentos de exportação garantem o cumprimento das normas internacionais a nível comercial e aduaneiro, contribuindo também para uma maior fluidez e segurança em todo o processo.

As  exigências são diferentes para as exportações intra e extracomunitárias, mas em ambos os casos é fundamental conhecer as normas em vigor e garantir que a documentação necessária à expedição de mercadorias esteja conforme essas regras. 

Saiba qual a documentação que deve preparar para poder exportar. 

Documentos necessários na exportação intracomunitária 

A entrada em vigor do mercado único, em 1993, trouxe uma simplificação dos documentos necessários às exportações intracomunitárias, devido ao fim das formalidades aduaneiras nas fronteiras dos Estados-Membros. Ainda assim, há documentação essencial para a realização das transações no espaço comunitário. 

No caso do comércio entre países comunitários, além da documentação relacionada com transporte e seguros, é necessário garantir que são cumpridas as regras de segurança, qualidade e especificações técnicas do produto, essenciais para respeitar os direitos dos dos consumidores. 

Se pretende exportar para a União Europeia, há documentos obrigatórios que deve colocar na sua checklist de envio de mercadorias:

  • Fatura comercial;
  • Declaração Intrastat; 
  • Documentos de Transporte;
  • Documentos de Seguro;
  • Declaração de Carga (Nota de Pesos e Embalagens);
  • Certificados de Vistoria ou Pré-Embarque;
  • Outros certificados como, por exemplo, a declaração de conformidade CE.

Vejamos os pontos essenciais sobre estes documentos.

Fatura 

A fatura é um documento essencial no processo de exportação, já que nas transações intracomunitárias é o único documento que inclui a descrição completa das mercadorias. 

Tem de conter obrigatoriamente a data da emissão e número, bem como o nome e morada do vendedor e do comprador. 

Deve ainda ser colocado o número da encomenda, se existir. A fatura tem igualmente de incluir a descrição dos artigos (código pautal, quantidades e preço unitário), volumes (natureza, dimensões, marcas e números) e indicação do peso (bruto e líquido). 

O valor da fatura, a moeda e condições de pagamento, bem como as condições de entrega, local de embarque e de destino são outros dados obrigatórios neste documento. 

Declaração Intrastat 

A Declaração Intrastat tem fins estatísticos, sendo os seus dados tratados pelo Instituto Nacional de Estatística (INE). É obrigatória para as empresas que, nos 12 meses anteriores, tiveram exportações superiores a 250.000€. 
 
Declaração de Carga 

É outro documento de exportação obrigatório e tem como objetivo descrever de forma quantitativa as mercadorias expedidas, tal como acontece com a nota de peso e embalagens. 

Documentos de transporte

Constituem uma prova de que existe um contrato de transporte para que o exportador possa fazer chegar a mercadoria ao comprador.

Os documentos de transporte são classificados segundo o meio utilizado. Assim, se a mercadoria viajar por via marítima é usado o Conhecimento de Embarque (Bill of Lading); caso a exportação se faça por via aérea, usa-se o Conhecimento de Porte Aéreo (Airway Bill). O Conhecimento de Trânsito e o Guia de Camionagem usam-se na expedição por via terrestre.  

Documentos de seguro

Incluem apólice de seguro, certificado de seguro e atas adicionais.

Certificados

Só os produtos que correspondem às normas de segurança aplicáveis a todos os países da União Europeia podem ser comercializados no espaço intracomunitário, pelo que é essencial obter a marcação CE (Conformité Européenne) e afixá-la nas mercadorias. 

Documentos necessários na exportação extracomunitária

Os documentos necessários à exportação extracomunitária são - para além da fatura, documentos de transporte, seguro, certificados e Declarações de Carga -, o DAU (Documento Administrativo Único), certificados e, em alguns casos, as licenças.  

Fatura comercial e fatura pró-forma

São documentos que definem os termos da transação. No caso das vendas extracomunitárias, servem de referência para toda a documentação de exportação sendo também essenciais para que o país importador possa avaliar os direitos aduaneiros. 

Tal como acontece nas exportações intracomunitárias, a fatura inclui as caraterísticas da mercadoria, preços e condições propostas para a transação, bem como os dados do exportador e importador.  

Documentos de transporte 

São classificados de acordo com o meio de transporte usado (Conhecimento de Embarque e de Trânsito, Recibo Postal, Carta de Porte Aéreo, Guia do Caminho-de-Ferro, Guia de Camionagem). Nas exportações extracomunitárias são essenciais para que as mercadorias possam ser identificadas e levantadas. 

Os documentos de transporte servem ainda para efetuar a Declaração Sumária junto das alfândegas, atribuir o regime aduaneiro às mercadorias e estabelecer as respetivas obrigações.

O nosso conselho é que se informe junto da ICC Portugal sobre as regras Incoterms® 2020.

Documento Administrativo Único (DAU)

O DAU é uma declaração aduaneira escrita num formulário oficial. Deve ser apresentado na alfândega nas exportações extracomunitárias e é essencial para cumprir e acelerar formalidades aduaneiras, bem como para simplificar o fluxo de informação entre as diferentes autoridades aduaneiras.

O DAU inclui informações como:

  • Expedidor/Exportador;
  • Destinatário das mercadorias;
  • Declarante/representante;
  • Estância aduaneira de expedição/exportação e a de destino; 
  • País de origem e país de destino;
  • Identificação do meio de transporte e nacionalidade (à partida e à chegada);
  • Condições de entrega;
  • Montante faturado, moeda e taxa de câmbio;
  • Local de entrega;
  • Estância aduaneira de saída/entrada; 
  • Localização das mercadorias; 
  • Documentos apresentados; 
  • Códigos das mercadorias; 
  • Cálculo das imposições (IVA, Direitos aduaneiros e I. Selo).

Declaração Aduaneira de Exportação

Também conhecida como declaração eletrónica de exportação ou declaração de exportação, é entregue eletronicamente através do Sistema de Tratamento Automático da Declaração Aduaneira de Exportação (STADA – Exportação) da Autoridade Tributária e Aduaneira.

Certificados (de Origem e outros)

O Certificado de Origem deve ser fornecido pelo exportador e destina-se a comprovar a origem de determinada mercadoria, o que pode permitir obter condições mais favoráveis (isenção ou redução) nos direitos aduaneiros nos casos em que existam acordos comerciais.
 
Nas exportações para alguns países é necessário Certificado de Circulação de Mercadorias EUR 1. Já o Certificado de Origem FORM A é necessário para as exportações para países beneficiários do SPG - Sistema de Preferências Generalizadas da UE.

Há ainda situações em que as mercadorias necessitam de Certificados de Vistoria ou de Pré-Embarque ou de Certificado de Conformidade (usado para  produtos industriais emitidos por entidades que integram o Sistema Português de Qualidade). 

Assim, é importante que a empresa exportadora se informe sobre os documentos de certificação que devem ser enviados com as mercadorias e que podem incluir, também,  certificados específicos relacionados com a proteção do ambiente, defesa dos consumidores, saúde e segurança.

Licenças

As licenças de exportação têm um carácter excecional e limitam-se geralmente a restrições quantitativas. 

Caso tenha dúvidas sobre as regras, exceções e formalidades aplicáveis, pode consultar o portal Access2Markets. A AICEP, as Câmaras de Comércio ou Embaixadas são outras fontes de informação a que pode recorrer.  


O apoio à exportação dado pela AICEP começa na área de cliente MY AICEP. Faça já o seu registo para que a AICEP possa acompanhá-lo em todo o processo de internacionalização da sua empresa.

Veja também:

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